Jatkuva valittaminen ja tietojen panttaaminen syövät työpaikan yhteishenkeä – Näin töissä luodaan hyvä keskustelukulttuuri

Avoin keskustelukulttuuri on yksi työhyvinvoinnin kulmakivistä. Yhteishenkeä nakertavat tietojen panttaaminen ja jatkuva valittaminen ilman ratkaisuehdotuksia. Ristiriidat toimivat parhaimmillaan kehityksen kirittäjinä, kunhan puhujat keskittyvät asioihin, eivät ihmisiin.

Puhuminen työpaikalla

Avoimuus työpaikalla ei tarkoita yksityisasioiden jakamista, vaan sitä, että työasioista ja ristiriidoista voidaan keskustella avoimesti ja syyttelemättä. Kuva: Matti Westerlund

Teksti Mari Frisk

Ovatko työtavoitteesi selkeitä, tunnetko itseesi kohdistuvat odotukset ja tiedätkö vastuusi? Onko töihin mukava tulla, entä uskallatko pyytää ja tarjota apua? Jos vastasit yllä olevaan kysymystykitykseen kyllä, todennäköisesti työpaikkasi keskustelukulttuuri on toimiva. Siihen päälle vielä kiitokset, hyvät huomenet ja heipat, niin ollaan jo pitkällä.

Avoin keskustelukulttuuri buustaa paitsi työn mielekkyyttä, niin myös sen sujuvuutta, yhteistyötä ja koko ilmapiiriä. Avoimuus ei kuitenkaan tarkoita yksityisasioiden jakamista, vaan sitä, että työasioista, myös ristiriidoista, voidaan keskustella avoimesti ja syyttelemättä.

Toimivassa yhteisössä sallitaan erilaisia tapoja tuoda asioita esille. Yhdelle voi olla helpompaa kertoa asioista monisanaisesti, toinen mieluummin kirjoittaa ehdotuksensa paperille.

Saa, mutta ei tarvitse nauraa

Työyhteisöt ovat erilaisia. Käytäville asti kaikuva nauru ei välttämättä kerro koko totuutta siitä, millainen keskustelukulttuuri tiimissä vallitsee.

– Työpaikalle ei ensisijaisesti tulla pitämään lystiä. Se, että porukalla on kivaa keskenään, on lisäarvo, ei itsetarkoitus, sanoo Työterveyslaitoksen sosiaalipsykologi Susanna Kalavainen.

Mainos

– Kahvitunneilla yhdessä nauraminen ei sulje pois hyvää keskustelukulttuuria, mutta ei myöskään ole sen tae. On tärkeää, että jokainen voi liittyä mukaan keskusteluun omalla persoonallaan, myös hiljaisemmille on tarjottava mahdollisuuksia ilmaista itseään.

Johto järjestää keskustelulle ajan ja paikan

– Johdon ja esimiesten tehtävä on luoda rakenteet, jotta keskusteluille on tilaa, Kalavainen sanoo.

Sisällöstä vastataan yhdessä.

Rakenteilla Kalavainen tarkoittaa ennalta sovittua, kaikkien tiedossa olevaa aikaa ja paikkaa, esimerkiksi viikkopalaveria.

– Etenkin jos porukka on arjessa hajallaan kentällä, on tärkeää, että tiimille varataan aikaa vaihtaa ajatuksia. Lyhyetkin palaverit ovat arvokkaita ja säännöllisyys on tärkeää, Kalavainen painottaa.

Ennalta sovittu foorumi vähentää myös turhautumisten purkautumista negatiivisena juoruiluna.

Susanna Kalavainen pitää tärkeänä, että johto ja oma esimies kannustavat keskustelemaan ja antamaan kehitysideoita.

– Ja sanovat sen ääneen, hän korostaa.

Tavallisella äänellä puhuminen riittää

– Jokaisella on vastuu siitä, että osallistuu keskusteluihin. Ihmisen ei tarvitse olla erityisen etevä viestijä, tärkeintä on rakentava tapa. Rauhallisella äänellä puhuminen edesauttaa sitä, että muut kuuntelevat. Hyökkäys on harvemmin rakentavaa.

Suoraan puhuminen ei tarkoita tahditonta töräyttelyä, vaan sitä, että asioista keskustellaan niiden oikeilla nimillä. Ongelmasta voi puhua ongelmana, siitä ei tarvitse tehdä haastetta.

Yleensä on niin, että mitä aiemmin mieltä vaivaavat asiat otetaan esille, sitä helpompi ne on ratkaista.

Äänitorviakin tarvitaan.

– On tärkeää, että jokainen tulee kuulluksi. Esimiehen tehtävä on varmistaa se. Palaverissa pomo voi sanoa, että haluaisin kuulla jokaisen mielipiteen ja sitten käydään kommenttikierros. On hyvä antaa mahdollisuus vielä kommentoida kirjallisesti, jos asiat jäävät mietityttämään.

Puheliaan ei tarvitse muuttua tuppisuuksi eikä hiljaisen tsempata itseään äänekkääksi.

– Onneksi on erilaisia tapoja osallistua. Viestin perille meno ei ole kiinni siitä, onko jokaisella sama määrä puheaikaa.

Puheliaiden on joskus kuitenkin hyvä pysähtyä miettimään, että palavereissa ei ole kyse puheiden pitämisestä. Keskustelulle varattu aika on jaettava muiden kanssa.

Toiset ovat keskimääräistä rohkeampia ottamaan asioita esille. Aktiivisesta työkaverista tulee helposti hiljaisempienkin äänitorvi.

– Se on ihan ok, että yksi ihminen tuo kokouksissa esille yhdessä sovittuja asioita, Kalavainen sanoo.

Sanojen lisäksi myös oma fiilis, katsekontakti, ilmeet, eleet ja äänensävy ja olemus vaikuttavat siihen, miten viestit koetaan ja miten ne vastaanotetaan.  Ennakkoasenteet voivat estää kuuntelemasta. Kannattaa miettiä, pitääkö tärkeämpänä sitä, kuka sanoo kuin mitä sanotaan.

Valittaminen on valinta

Rasittuneena ja uupuneena sortuu helposti näköalattomaan valittamiseen.

– Jos ajattelee, että ei tästä tule mitään, ei ole ennenkään tullut, niin keskustelukulttuuri valahtaa helposti valittamiseksi. Itse kukin voi omalta osaltaan valita, tarttuuko mukaan valittamisen kierteeseen vai sanooko, että hei, yritetään yhdessä parantaa näitä asioita, kehittää ja mennä eteenpäin.

Pienetkin valonpilkahdukset työn sujumisen parantamisessa lisäävät keskinäistä luottamusta.

Kehittämistä ei voi ulkoistaa muille

Keskusteluissa on tärkeää antaa konkreettisia kehitysideoita ja miettiä, miten itse voi olla viemässä asioita eteenpäin.

– Ei voi vain heitellä ideoita muille, että tehkää jotain, Kalavainen sanoo.

Tökkivän keskustelukulttuurin voi tunnistaa myös siitä, että tieto ei kulje tai tärkeistä asioista kuulee ensimmäisenä kiertoteitse ja käytäväsupinoina. Ihmiset kestävät yleensä hyvin mielipiteitä, mutta huonommin epävarmuutta.

Siellä, missä on ihmisiä, on aina myös näkemyseroja. Näennäinen samanmielisyys voi olla kehittämisen kannalta jopa haitallisempaa kuin näkemyserot. Ristiriidat eivät ole sama asia kuin riidat. Ne voivat olla hyvää rakennusmateriaalia uuden kehittämiselle, kunhan kohteena ovat asiat, eivät ihmiset, ja näkemyserot käsitellään yhdessä.

Joskus kulttuurien yhteentörmäykset ja erilaiset käsitykset huumorista voivat haitata hyvän keskustelukulttuurin kehittymistä. Ratkaisun avain on paradoksaalisesti avoin keskustelu ja pelisääntöjen sopiminen yhdessä.

Liiallinen kuulostelu on hälytysmerkki.

Millainen pomon ilme on? Ovathan työkaverit ehtineet syödä eväänsä, ettei kenelläkään vain iske nälkäkiukku kesken kaiken?

– Asiat pitäisi pystyä ottamaan esille ilman, että täytyy miettiä sen suurempia toimintasuunnitelmia. Toki tilannetaju on tärkeää. Jos palaveria on vielä minuutti jäljellä, ei kannata aloittaa puhumaan isosta asiasta, jos tietää, että sen käsittely vie aikaa, Kalavainen sanoo.

Tulokas voi nähdä metsän puilta

Uudet työntekijät ja sijaiset saattavat joskus nähdä selvemmin seikkoja, joihin pidempään tiimissä työskennelleet ovat jo turtuneet.

– Vaatimuksia keskustelukulttuurin muutoksesta ei kuitenkaan voi laittaa uusien työntekijöiden ja sijaisten kontolle, Kalavainen painottaa.

Kannattaa siis olla kiinnostunut uusien työkavereiden näkemyksistä ja sanoa se heille.

– Palaverissa voi vaikka kysyä, että nyt kun olet ollut täällä kuukauden, niin kiinnostaisi kuulla, millaisia kokemuksia ja näkemyksiä sinulla on.

Ei ole pakko kaveerata

Kaikista työkavereista ei tarvitse tykätä yhtä paljon, ja hyvä työkaveri voi olla monella tavalla. Tärkeintä on suhtautua jokaiseen myönteisesti ja hyväksyvästi, ja antaa kaikille tilaa olla oma itsensä.

– Olisi kuormittavaa, jos isossa työnyhteisössä pitäisi muodostaa erityinen suhde kaikkien kanssa. Se voi kehittyä vuosien varrella, mutta kaveeraamisesta ei tarvitse ottaa paineita. Riittää vallan hyvin, että työkaverien kanssa pystyy keskustelemaan työasioista asiallisesti ja ystävällisesti, Kalavainen sanoo.

Hymy, huomaavaisuus ja muutaman kannustavan sanasen vaihto kiireen keskellä eivät vaadi paljoa, mutta niillä voi olla toiselle suuri merkitys.

Harkittava kahdesti

On yksilö- ja työporukkakohtaista, kuinka henkilökohtaisista asioista ihmiset töissä puhuvat.

Mitkä ovat ne miinat, joihin ei kannata astua?

– Yksi tärkeä sääntö on, että uutena työntekijänä ei kannata arvostella
aiempia työpaikkojaan, entisiä työkavereitaan tai pomojaan. Ylipäätään toisista ihmisistä negatiivisesti puhumista kannattaa välttää.

Susanna Kalavainen kehottaa miettimään kahdesti, kuinka paljon haluaa paljastaa yksityisasioistaan, etenkin, jos ne ovat rankkoja ja kivuliaita.

– Käynnissä olevasta erosta voi olla hyvä mainita, jos se näkyy kuormittumisena myös työpaikalla ja jos sen kertominen tuntuu luontevalta. Tilannetta ja tunteita ei tarvitse sen tarkemmin käydä läpi. Syvempi tuki on hyvä hakea muualta kuin työkavereilta ja työaikana.

Kehut koko porukalle

Olennainen osa työn sujuvuutta on osata antaa ja vastaanottaa rakentavaa palautetta.

– Ennen kuin antaa negatiivista palautetta, kannattaa miettiä, miksi haluaa sanoa kyseisestä asiasta. Onko tavoitteena oikeasti viedä asioita eteenpäin vai vain purkaa omaa kiukkuaan?

Palautteen ei aina tarvitse olla Palaute isolla P-kirjaimella, vaan onnistumisia on hyvä nostaa esille arjessa. Asiakkailta saatu positiivinen palaute kannattaa tehdä näkyväksi koko tiimille.

– Kiitokset voivat olla suunnatut vain yhdelle työntekijälle, mutta usein hyvän työn mahdollistaa koko tiimi.

Yhteinen keskustelu myös negatiivisista palautteista on tärkeää kehittämisen näkökulmasta.

– Henkilöön menevät negatiiviset palautteet käydään kahden kesken.

Myös kivat ”heitot” työn lomassa vahvistavat yhteishenkeä.

– Voi vaikka huikata työkaverille, että hoidit tuon hyvin, Kalavainen kannustaa.

Kiire on polttoainetta juoruille

Epäselvyydet tavoitteissa, vastuissa ja rooleissa, liiallinen kuorma ja alituinen kiire ruokkivat selän takana puhumista. Monesti kärpästen kasvaminen härkäsiksi syntyy epäselvistä asioista ja väärinkäsityksistä. Myös erilaiset tavat esittää asioita kärjistävät tilanteita.

– Uupuneena on vaikeaa olla rakentava. Kun kaikilla on kädet täynnä hommia, tulee kiusaus tiuskaista, että voi voi, kun se ja se ei taaskaan tehnyt sitä tai tätä.  Monesti ne tekemättä jääneet työt johtuvat siitä, että kukaan ei tiedä, kenen vastuulla tehtävä loppujen lopuksi on. Voisi puhua väliinputoamisista, Kalavainen selittää.

Oman pahanolon purkaminen voi tuoda hetken helpotuksen, mutta usein juoruilun jälkeen marisijalle itselleenkin jää paha maku suuhun.

– Ryöpyttämisen sijaan olisi hyvä käsitellä virheitä siitä näkökulmasta, miksi niitä pääsi tapahtumaan. Onko rakenteissa ja toimintatavoissa jotain korjattavaa? Mitkä asiat taustalla vaikuttivat siihen, että virheen tekeminen oli mahdollista? Toisinaan ne ovat hyvinkin konkreettisia ja pieniä juttuja, esimerkiksi voisiko työvälineet järjestää niin, että sijoittelu tukee toimintaa kiireessä.

– Hyvän puhuminen takanapäin pienentää sitä tilaa, jossa on okei haukkua muita. Kiitä kasvokkain, mutta puhu hyvää myös selän takana.

Lähteinä käytetty Työturvallisuuskeskuksen julkaisuja Vuorovaikutus työyhteisössä ja Työkäyttäytyminen, Asiantuntijatyön työyhteisö, Epäasiallisen kohtelun ehkäisy ja käsittely työpaikalla, Paremman työn opas, Ristiriidoista ratkaisuihin – työkaluja ristiriitojen tunnistamiseen ja ratkaisemiseen, ttk.fi

Näin puhut reilusti töissä

  • Säilytä toivo haasteellisissakin tilanteissa.
  • Keskity hyvään ja myönteiseen, mutta puhu asioista silloinkin, kun se tuntuu vaikealta.
  • Älä kyräile tai puhu muista selän takana pahaa.
  • Kieltäydy keskustelemasta jonkun toisen paheista. Auta myös toisia näkökulman vaihtamisessa.
  • Huomioi toisten tunteet. Toisen nolaaminen loukkaa syvästi ja voi hankaloittaa yhteistyötä pitkään.
  • Kiitä työkavereitasi heidän hyvistä suorituksistaan.
  • Kehitä valmiuksiasi suvaita työn hankaluuksia ilman jatkuvaa valittamista.
  • Muista joustavuus ihmisiä, tilanteita ja asioita kohtaan.
  • Opettele vastaanottamaan erilaisia mielipiteitä.
  • Keskity omien henkilökohtaisten tavoitteiden sijaan porukan yhteisiin tavoitteisiin.
  • Ole ystävällinen, huomaavainen ja avulias.

Lähde: Paremman työn opas & työkaluja ristiriitojen tunnistamiseen ja ratkaisemiseen

Sinua voisi kiinnostaa myös

Ja nyt mä kyllä sanon tästä! – Sosiaalisesti rohkea ajaa yhteistä etua ja uskaltaa nostaa työpaikan epäkohdat esiin

Tiina Auvinen: ”Olen huomannut, että nuoremmatkin hoitajat ovat nykyään aktiivisia ja valveutuneita edunvalvonnan asioissa”

Taina Viinikainen: ”Hyvä luottamusmies ei pyllistä kumpaankaan suuntaan, hän on reilu sekä jäsenille että työnantajalle”