Kiire on monen hoitajan arkipäivän tuttu. Se johtuu usein liian vähäisestä hoitajamäärästä, mutta joskus syynä on, että työtä ei ole organisoitu järkevästi. Vaahteramäen palvelutalossa Inkoossa päätettiin kehittää työn tekemisen tapoja yhdessä.
– Pääsimme mukaan Hyvinvoiva hoiva -hankkeeseen, josta saimme asiantuntijoiden tukea kehittämistyölle. Tarkoituksena on ollut myös lisätä työn mielekkyyttä, tukea työssä jaksamista ja kasvattaa työmotivaatiota. Aluksi tehtiin tyytyväisyyskysely, joka osoitti, että innossa ja työhyvinvoinnissa oli puutteita, hoivayksikön päällikkö Maritta Wasström kertoo.
Ensimmäisessä yhteisessä työpajassa hoitajilta kysyttiin, mitä asioita he haluaisivat muuttaa. Tavoitteena oli, että jokainen tulee kuulluksi.
Hoitajat kokivat ongelmaksi sen, että viiden osaston talossa ei ollut yhteisiä toimintatapoja. Jokaisella osastolla asiat tehtiin hieman eri tavalla, ja jokaisella hoitajallakin saattoi olla omia tapoja. Näitä haluttiin yhdenmukaistaa.
– Kävimme toimintatavat läpi ja kehitimme niitä. Teimme Vaahteramäen pelisäännöt -käsikirjan, johon kirjattiin yhdessä sovitut tavat. Nyt aikaa ei enää kulu siihen, että joka kerta mietittäisiin, miten jokin asia hoidetaan. Käsikirjasta on apua myös uusien työntekijöiden perehdyttämisessä, Wasström sanoo.
Ei enää villi länsi
Vaahteramäessä ensimmäinen käytännön muutos oli aamuvuorojen aikaistaminen. Aiemmin työntekijät tulivat aamuvuoroon porrastetusti. Nyt kaikki tulevat seitsemäksi, jolloin asukkaiden aamutoimiin saatiin enemmän aikaa.
Toinen muutos oli aamuraportin antaminen. Ennen vain yksi hoitaja kävi kuuntelemassa yöhoitajien raportin. Hän jakoi sen eteenpäin yhdelle hoitajalle jokaiselta osastolta. Nyt jokaiselta osastolta menee yksi hoitaja kuuntelemaan yöhoitajan raportin, muut aloittelevat sillä välin aamutoimia.
– Tiedonkulku ja yhteistyö ovat parantuneet. Osastoilla on eri kuntoisia asukkaita ja joskus käy niin, että jollakin osastolla tarvitaan apua ja toisella osastolla tilanne ei ole yhtä tiukka. Sovimme aamulla, miltä osastolta mennään tarvittaessa auttamaan kiireistä osastoa. Emme ole enää villi länsi, vaan sovimme asioista ennalta, lähihoitaja Anna-Carin Malmberg kertoo.
Myös yöhoitajien työtehtävistä sovittiin tarkemmin kuin aiemmin. He auttavat aamutoimissa aamuvirkkuja asukkaita. Aiemminkin he tekivät tätä, mutta nyt se on suunnitelmallisempaa huomioiden kuitenkin asukkaiden omat yksilölliset toiveet.
Työntekijät ovat opetelleet myös säännöllisen palautteen antamista. Kaikkien pitäisi antaa positiivista palautetta, mutta tarvittaessa myös kehittävää palautetta toista arvostavasti.
Vaahteramäessä tavoitteena on luoda sellainen ilmapiiri, jossa jokainen saa kokea tekevänsä merkityksellistä työtä.
– Meillä on töissä lähihoitajia, sairaanhoitajia, esimies, kouluttamattomia vanhustyöntekijöitä ja opiskelijoita. Jokaista meistä tarvitaan, Maritta Wasström painottaa.
Irti vanhoista rutiineista
Sairaanhoitaja Camilla Blomqvist ei usko, että Vaahteramäen palvelutalossa olisi päästy yhtä pitkälle kehittämistyössä ilman ulkopuolisten asiantuntijoiden apua. Asioista uskallettiin puhua avoimemmin kuin oman väen kesken. Lisäksi kehittäminen oli suunnitelmallisempaa, ja hanke asetti kehittämistyölle aikarajoja.
– Asiantuntijat näkivät asiat eri näkökulmasta kuin me. Se avasi meidän silmämme. Tuli oivalluksia, että noinkin voi ajatella. Jäämme helposti kiinni rutiineihin, lähihoitaja Anna-Carin Malmberg pohtii.
Vaahteramäen palvelutalon kehittämistyössä mukana ovat olleet Ammattikorkeakoulu Novian koulutussuunnittelija Camilla Pitkänen ja opettaja Carina Gädda.
– Tehtävämme oli ohjata yhteistyötä ja pitää pieniä informatiivisia luentoja. Käytimme apuna Lean-ajattelua ja palvelumuotoilua, Carina Gädda kertoo.
– Henkilökunta oli innokas ja heillä on hyvät vuorovaikutustaidot. He pystyivät keskustelemaan vaikeistakin asioista. Uskon, että he pystyvät hyödyntämään myöhemminkin työkaluja, joita tarjosimme kehittämistyöhön, Camilla Pitkänen jatkaa.
Kouluttajat painottavat sitä, että työyhteisön toimintatapojen kehittämisen pitää lähteä aina ruohonjuuritasolta.
– Hoitajat tuntevat oman työmaansa, joten muutosideoiden pitää tulla heiltä. Esihenkilöt ovat yleensä tyytyväisiä, kun työntekijät ovat oma-aloitteisia ja ehdottavat uusia asioita rohkeasti, Camilla Pitkänen korostaa.
Hyvinvoiva hoiva – Välmående omsorg -hanke auttaa kehittämään työyhteisöjä
- Asiantuntija tulee mukaan työpajoihin, joissa henkilöstö ja johto yhdessä kehittävät työhyvinvointia.
- Työprosesseja kehitetään Lean- ja palvelumuotoilun menetelmien avulla.
- Tavoitteena on kehittää myös johtajuutta.
- Hanke kestää vuoden 2022 loppuun.
- Päätoteuttaja on Åbo Akademi. Mukana ovat myös Laurea ammattikorkeakoulu, Tammerfors universitet ja Yrkeshögskolan Novia.
- Lue lisää ja hae mukaan täältä.
Lean-ajattelu sopii myös hoitotyöhön
Lean-ajattelun avulla pyritään toimintamallien jatkuvaan parantamiseen ja hukan eliminointiin. Tarkoituksena ei ole tehdä työntekijöistä tehokkaampia, vaan poistaa työstä turhia aikasyöppöjä. Vaahteramäen palvelutalossa käytettiin muun muassa Leanin VSM-menetelmää, joka auttaa hahmottamaan visualisoinnin avulla työprosessien arvoja ja hukkaa.
Arvo tarkoittaa sellaista työtä, mikä vastaa suoraan asiakkaan tarpeisiin. Miten tähän saadaan lisää aikaa?
Aputoiminta tarkoittaa sellaista toimintaa, joka on välttämätöntä, mutta ei suoraan hyödytä asiakasta, esimerkiksi kirjaukset, raportit ja tavaroiden järjestely.
Hukka tarkoittaa aikasyöppöjä. Aika menee etsimiseen, varmistamiseen, odottamiseen, edestakaisin juoksemiseen ja virheiden korjaamiseen. Miten hukkaa saataisiin poistettua, jotta päivässä jäisi enemmän aikaa asiakkaalle?
